Il est facile de trouver un traiteur qui a une bonne réputation, mais il peut être un peu plus difficile de choisir le partenaire idéal pour nous accompagner lors de notre événement. Qu’il s’agisse du style de menu, de services supplémentaires ou de l’organisation, faire le bon choix nécessite un certain temps de réflexion avec le traiteur événementiel choisi.
Fixer un budget réaliste
Avant d’aller en quête d’un traiteur événementiel, il faut penser à dresser un budget pour la restauration. Cela doit être réaliste et correspondre à vos besoins. Il faut donc savoir évaluer ses besoins. Cela permet non seulement le limiter le choix, mais aussi d’aider le traiteur à trouver le menu idéal adapté à votre budget.
Créer un brief détaillé
Une fois que vous avez décidé du budget, préparez un rapport d’événement où vous notez tout ce dont vous avez besoin. Il est important de préciser les moindres détails, pour que le traiteur puisse comprendre ce dont vous avez réellement besoin. Les informations minimum que votre traiteur doit avoir sont :
- Le type d’événement
- Le type de menu
- Le style de restauration que vous préférez (copieux, cuisine raffinée, décontractée…)
- Le calendrier de l’événement (y compris la durée)
- Le nombre d’invités
- Les détails sur les installations de cuisine disponibles sur le lieu de votre choix.
Choix du menu
La plupart de gens font appel à un traiteur parce qu’ils souhaitent avoir un menu personnalisé conçu pour leur événement. Cependant, certains traiteurs proposent des menus standard, alors assurez-vous de demander avant de confirmer s’ils créeront un menu personnalisé.
Les menus sur mesure prennent du temps et la plupart des traiteurs ne produiront pas de menu complet à moins que vous ne déposiez une caution. Demandez-leur plutôt des exemples de menus qu’ils ont créés par le passé pour s’assurer qu’ils sont aptes à s’adapter au style de restauration que vous recherchez. Il faut toutefois laisser le traiteur événementiel vous surprendre et créer ses propres recettes.
Dégustation préalable
Tous les traiteurs n’offrent pas un menu de dégustation et tous les événements n’en exigent pas un. Cependant, pour les mariages ou les événements de gala VIP, une dégustation de menu est une excellente idée. Cela vous permet non seulement de goûter la nourriture, mais aussi de discuter en détail du service et de la logistique de l’événement. Ne vous lancez pas dans une dégustation de menu en pensant qu’il s’agit juste d’une étape à passer, c’est un élément important du processus de planification. Prenez des notes et n’hésitez pas à demander des modifications.
De combien d’employés avez-vous vraiment besoin?
La dotation en personnel peut constituer une dépense importante lors de la planification de votre événement, mais vous devez vous fier aux conseils de votre traiteur événementiel et tenir compte du nombre d’effectifs requis. Il n’y a rien de plus désagréable que d’assister à un événement où la nourriture est délicieuse mais pas assez de personnel pour servir. Les serveurs sont tout aussi importants que la nourriture elle-même.
Avis et références
Si le traiteur ne propose pas une dégustation et que vous souhaitez être certain que le traiteur puisse réponde à vos besoins, consultez les commentaires de ses clients précédents. Si ceux-ci ne sont pas facilement disponibles, n’hésitez pas à demander les coordonnées d’un client précédent que vous pourrez contacter pour en savoir plus et pour obtenir une référence.
Choisir le meilleur traiteur événement est une décision importante qui doit être abordée avec logique et recherche. Soyez clair et transparent lorsque vous demandez des devis à des traiteurs et prenez le temps de comparer toutes les offres.